Regulamin

REGULAMIN
uczestnictwa w I Wirtualnym Kongresie Medycyny Rodzinnej

 

I. Definicje

Pojęcia użyte w niniejszym regulaminie, pisane z dużej litery, mają znaczenie nadane poniżej:

  1. Regulamin - niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Kongresie.
  2. Umowa - umowa o uczestnictwo Uczestnika w Kongresie, zawarta pomiędzy Organizatorem Kongresu a Uczestnikiem lub Podmiotem wysyłającym, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
  3. Kongres - I Wirtualny Kongres Medycyny Rodzinnej, odbywający się on-line w dniach 17-20 czerwca 2020 roku.
  4. Organizator Kongresu - ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144-18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 58 000,00 zł, strona Umowy.
  5. Uczestnik - uczestnik Kongresu.
  6. Podmiot wysyłający - podmiot zawierający z Organizatorem Kongresu Umowę o uczestnictwo Uczestnika w Kongresie.
  7. Koordynator - osoba fizyczna upoważniona do działania w imieniu Podmiotu wysyłającego.
  8. Rejestracja grupowa - rejestracja, podczas której Koordynator dokonuje w imieniu Podmiotu wysyłającego rejestracji Uczestnika lub Uczestników na Kongres.
  9. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  10. Konsument - osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.
II. Program Kongresu
  1. Przewidywane założenia programowe Kongresu dostępne są pod adresem e-kongres.com Program Kongresu zostanie udostępniony do dnia 1 czerwca 2020 roku.
III. Zawarcie Umowy - rejestracja uczestnictwa w Kongresie
  1. Stroną Umowy o uczestnictwo w Kongresie, może być:
    • Uczestnik lub
    • Podmiot wysyłający.
  2. W przypadku, gdy stroną Umowy jest Podmiot wysyłający, Umowę w jego imieniu na rzecz wskazanych przez niego podczas rejestracji Uczestników zawiera Koordynator.
    Koordynator dokonując rejestracji oświadcza tym samym, że jest upoważniony do działania w imieniu Podmiotu wysyłającego. Podmiot wysyłający zobowiązany jest, w szczególności, do dokonania opłat kongresowych za wszystkich zgłaszanych Uczestników, a także ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przez tych Uczestników Regulaminu. Podmiot wysyłający zobowiązuje się do zapoznania rejestrowanych Uczestników z Regulaminem, a także wszelkimi innymi ustaleniami.
  3. Zawarcie Umowy (rejestracja) następuje przez wypełnienie formularza on-line poprzez system rejestracji on-line, dostępny na stronie internetowej e-kongres.com. Podmiot wysyłający dokonuje Rejestracji grupowej.
  4. Z zastrzeżeniem ust. 5 poniżej, termin dokonania rejestracji upływa w dniu 16 czerwca 2020 roku.
  5. W przypadku wyczerpania miejsc udziału w Kongresie przed dniem wskazanym w ust. 4 powyżej, Organizator ma prawo wstrzymania dalszej rejestracji i wcześniejszego zamknięcia listy Uczestników.
  6. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 4 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo jedynie, jeżeli Organizator Kongresu każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia.. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  7. Zgłoszenie udziału w Kongresie dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte.
IV. Opłaty – wysokość i zakres
  1. Kongres dzieli się na część nieodpłatną oraz odpłatną.
  2. Część nieodpłatna Kongresu obejmuje:
    • dostęp do wykładów on-line w czasie transmisji na żywo,
  3. Część odpłatna Kongresu (pakiet premium) obejmuje:
    • dostęp do wykładów on-line w czasie transmisji na żywo,
    • dostęp do wybranych nagrań wykładów (w okresie od 27 czerwca do 31 grudnia 2020)
    • dostęp do wybranych skrótów prezentacji (w okresie od 27 czerwca do 31 grudnia 2020)
    • dostęp do materiałów audio z wybranych wykładów (w okresie od 27 czerwca do 31 grudnia 2020)
  4. Wysokość opłaty za uczestnictwo w Kongresie, dostępna jest na stronie e-kongres.com
  5. Opłaty można dokonać:
    • w formie przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o., mBank S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100 1003 z dopiskiem "wirtualny kongres" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata),
    • płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę eCard S.A.):
      • Visa
      • Visa Electron
      • MasterCard
      • Maestro
      • MasterCard Electronic
    • szybkim przelewem on-line (obsługiwanym przez firmę eCard S.A.)

              

  6. W przypadku formy płatności przez przelew bankowy, odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający zobowiązany jest do dokonania zapłaty w terminie 3 dni od zawarcia Umowy (dokonania rejestracji w systemie rejestracji on-line), a także do niezwłocznego przesłania potwierdzenia jej dokonania pocztą e-mail na adres kontakt@e-kongres.com lub faxem na numer: +48 12 421-40-50. W przypadku płatnością online za pomocą karty płatniczej lub szybkim przelewem (obsługiwanych przez firmę eCard S.A.) płatność następuje z chwilą rejestracji.
  7. W przypadku niewniesienia opłaty lub wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania lub nieuzupełnienia opłaty Organizator Kongresu uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 16 czerwca 2020 roku. Jeżeli Uczestnik lub Podmiot wysyłający dokonał jakiejkolwiek wpłaty, w przypadku anulowania zgłoszenia zostanie mu ona zwrócona na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 40% wpłaty. W przypadku Konsumentów rozliczenia zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa i z uwzględnieniem prawa do odstąpienia od Umowy, o którym mowa w pkt. V ust. 3 Regulaminu poniżej.
  8. Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania jej wpłaty, nie zaś na dzień wypełnienia formularza rejestracyjnego.
  9. Udział w odpłatnej części Kongresu możliwy jest po dokonaniu opłaty.
  10. Dane do faktury VAT podane w formularzu podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.
V. Rezygnacja z uczestnictwa w Kongresie oraz zmiana podmiotu pokrywającego opłatę
  1. Uczestnik Kongresu lub Podmiot wysyłający ma prawo odstąpić od Umowy bez podawania przyczyny na zasadach opisanych poniżej.
  2. W przypadku oświadczenia o odstąpieniu od Umowy (dotyczy odpłatnej części Kongresu) otrzymanego przez Organizatora:
    • do 4 czerwca 2020 r., odpowiednio Uczestnik lub Podmiot wysyłający otrzymają zwrot 60% opłaty kongresowej
    • po 4 czerwca 2020 r. Uczestnik lub Podmiot wysyłający nie będą uprawnieni do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty kongresowej
    • Postanowienia pkt i) oraz pkt ii) nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej.
  3. W przypadku Uczestników będących Konsumentami, zawierających Umowę na odległość, przysługuje im, niezależnie od prawa przyznanego w ust. 2 powyżej, prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia bez podania przyczyny. W takim przypadku opłata wniesiona przez Konsumenta zostanie mu w całości zwrócona. W celu odstąpienia od Umowy Konsument może skorzystać ze wzoru oświadczenia o odstąpieniu, stanowiącemu Załącznik nr 2 do Regulaminu. W przypadku, gdy Konsument weźmie udział w Kongresie, traci prawo odstąpienia od Umowy.
  4. Poza prawem do odstąpienia od Umowy, wskazanym w ust. 2 i 3 powyżej, wyłącza się, w zakresie dopuszczalnym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, możliwość rozwiązania w jakikolwiek sposób Umowy przez Uczestnika Kongresu lub Podmiot wysyłający.
  5. Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy powinno zostać przesłane w formie: listu e-mail na adres e-mail kontakt@e-kongres.com (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji), faksu na nr 12 421 40 50.
  6. Opłaty będą zwracane:
    • w przypadku przelewu bankowego - na rachunek bankowy, wskazany przez Uczestnika lub Podmiot wysyłający,
    • w przypadku karty kredytowej - wyłącznie na kartę użytą podczas płatności.
  7. W przypadkach opisanych w pkt i) lub w pkt ii), e-mail zawierający dane do dokonania zwrotu pieniędzy powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji.
  8. W przypadku zmiany podmiotu finansującego udział Uczestnika w Kongresie, tj. zwrotu Uczestnikowi dokonanej opłaty w związku z pokryciem tej opłaty na rzecz Uczestnika przez osobę trzecią, Organizator zwraca Uczestnikowi wniesioną opłatę pomniejszoną o 40%. Zwrot opłaty zostanie dokonany po zaksięgowaniu na rachunku bankowym Organizatora opłaty za uczestnictwo w Kongresie dokonanej przez osobę trzecią. Postanowienie powyżej nie dotyczy Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.
VI. Dane osobowe
  1. Jeżeli stroną Umowy jest Podmiot wysyłający, administratorem danych osobowych Uczestników, przekazanych przez Podmiot wysyłający Organizatorowi Kongresu jest Podmiot wysyłający. Podmiot wysyłający, wypełniając formularz zgłoszeniowy, potwierdza, iż jest uprawniony do przetwarzania przekazywanych danych osobowych na cele związane z realizacją Umowy. Podmiot wysyłający, zawierając z Organizatorem Umowę o uczestnictwo w Kongresie, powierza przetwarzanie tych danych Organizatorowi Kongresu na potrzeby tej Umowy na zasadach określonych w umowie powierzenia przetwarzania danych, stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
  2. Jeżeli Uczestnik, będący osobą fizyczną, jest stroną Umowy, a także jeżeli Koordynator wyrazi zgodę na otrzymywanie komunikatów marketingowych, administratorem danych osobowych jest:
    ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 58.000,00 złotych Dane osobowe przetwarzane są na opisanych poniżej zasadach.
  3. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się pod podanym adresem e-mail:
  4. Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do uczestnictwa w Kongresie.
  5. Wyrażenie zgód na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych jest dobrowolne.
  6. Podane dane osobowe będą przetwarzane w celu:
    • wzięcia udziału w Kongresie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
    • realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych osobowych, w szczególności dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
    • marketingu bezpośredniego usług własnych Administratora danych osobowych lub podmiotów trzecich, jednakże tylko w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji odrębnych zgód w tym zakresie (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
  7. Dane osobowe Uczestnika będą udostępnione:
    • podwykonawcom Organizatora na potrzeby realizacji Kongresu, a także obsługi księgowej, prawnej lub informatycznej Organizatora, w tym usług podwykonawcy dostarczającego system rejestracji on-line, służący rejestracji uczestnictwa w Kongresie, eCard S.A. w przypadku płatności za jej pośrednictwem,
    • w przypadku wyrażenia przez Uczestnika podczas rejestracji stosownych zgód w zakresie marketingu, dane mogą być udostępnione w zależności od zakresu udzielonej zgody innym podmiotom współpracującym z ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, których działalność związana jest z branżą medyczną lub farmaceutyczną.
  8. Dane osobowe przetwarzane:
    • w celu udziału w Kongresie będą przetwarzane przez czas realizacji Kongresu, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, a także przez okres wymagany przepisami podatkowymi,
    • w przypadku wyrażenia jakiejkolwiek zgody – do czasu jej odwołania.
  9. Uczestnikowi przysługuje, w zakresie i na zasadach określonych w RODO, prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  10. W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  11. Dane osobowe Uczestnika nie będą przetwarzane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
  12. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
VII. Postanowienia końcowe
  1. Kopiowanie i rozpowszechnianie jakichkolwiek utworów udostępnionych w ramach Kongresu jest zabronione, o ile nie postanowiono inaczej.
  2. W przypadku ewentualnego sporu sądem właściwym dla jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora. W przypadku Konsumentów obowiązują zasady ogólne.
  3. W przypadku ewentualnych pytań lub reklamacji należy skontaktować się z Organizatorem wykonawczym Kongresu pod adresem e-mail: kontakt@e-kongres.com lub telefonicznie +48 12 422-09-20
  4. W przypadku składania reklamacji należy szczegółowo opisać zastrzeżenia. Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych od otrzymania kompletnych informacji niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.

 

Załącznik nr 1 – wzór umowy powierzenia przetwarzania danych.

Umowa powierzenia przez Podmiot wysyłający danych osobowych Uczestników na rzecz Organizatora Kongresu

 

  1. Podmiot wysyłający oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych, w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) Uczestników zgłaszanych do udziału w Kongresie, Warsztatach lub Imprezach Towarzyszących, organizowanych przez ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 58.000,00 złotych (dalej zwaną „Organizatorem”).
  2. Podmiot wysyłający oświadcza, iż jest uprawniony do powierzenia przetwarzania danych osobowych Uczestników na cele związane z organizacją Kongresu.
  3. Organizator oświadcza, że będzie przetwarzał powierzone mu dane osobowe wyłącznie na cele wykonania umowy o udział w Kongresie i zgodnie z zasadami określonymi w przepisach RODO, w tym w szczególności zapewnia, iż podejmie wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO oraz zapewni, by osoby upoważnione do przetwarzania powierzonych danych osobowych zobowiązały się do zachowania tych danych w tajemnicy.
  4. Organizator zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych .
  5. Podmiot wysyłający wyraża zgodę, aby Organizator, przy przetwarzaniu powierzonych mu danych, mógł korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego je na zlecenie Organizatora. Organizator korzysta z usług podwykonawcy eCard S.A. Organizator informuje Podmiot wysyłający, za pośrednictwem poczty e-mail lub poprzez umieszczenie stosownej informacji na stronie internetowej Kongresu, o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających.
  6. Organizator zobowiązuje się do spowodowania, aby dalsze podmioty przetwarzające dane na jego zlecenie przetwarzały je zgodnie z warunkami określonymi w zgodzie udzielonej przez Podmiot wysyłający, a także zgodnie z przepisami RODO i innymi przepisami prawa, a także, aby zobowiązały się do zachowania danych osobowych w całkowitej tajemnicy i zastosowały wymogi, o których mowa w art. 32 RODO.
  7. Organizator zobowiązuje się do pomocy Podmiotowi wysyłającemu w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO.
  8. Organizator udostępni Podmiotowi wysyłającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w RODO oraz umożliwi mu lub audytorowi upoważnionemu przez niego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczyni się do nich.

 

 

Załącznik nr 2

Wzór formularza odstąpienia od umowy

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

 

ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o.

z siedzibą w Krakowie,

31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3

 

Ja, niżej podpisana/y ____________________ niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy uczestnictwa w I Wirtualnym Kongresie Medycyny Rodzinnej.

Informuję, że ww. Umowę zawarłam/-em w dniu (data dokonania zgłoszenia) _____________________

 

_________________________

imię i nazwisko, adres,

podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej)

data